SPOSÓB DORĘCZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH
Sposób doręczania dokumentów elektronicznych
Dokumenty elektroniczne można składać do Urzędu Miejskiego w Głogówku poprzez
- system e-Doręczeń
Adres skrzynki do doręczeń elektronicznych (ADE): AE:PL-55126-19024-ISVRA-24 - system elektronicznej skrzynki podawczej za pośrednictwem platformy ePUAP,
Adres skrytki ePUAP: /UMGLOGOWEK/SkrytkaESP - pocztę elektroniczną na adres:
Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu Miejskiego w Głogówku za pomocą systemu e-Doręczeń (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego)
Dzięki publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego można wysyłać i odbierać korespondencję elektroniczną:
- między podmiotami publicznymi,
- między podmiotami publicznymi a niepublicznymi.
Usługę realizuje operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska.
Wysyłka wiadomości elektronicznej w aplikacji e-Doręczeń
- Zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń.
- Przygotuj wiadomość elektroniczną:
- wpisz adres do e-Doręczeń odbiorcy lub znajdź go w polu Do albo w wyszukiwarce zaawansowanej,
- wpisz temat wiadomości i jej treść,
- opcjonalnie możesz wpisać znak sprawy (na przykład sygnaturę pisma, aby potem łatwiej odszukać tę wiadomość),
- możesz dodać załącznik (w nazwie plik nie może być znaków ~"#%&{}!?:*|<>/\ ani spacji).
- Wyślij wiadomość, aby otrzymać dowód wysłania (nadania).
- Odbiorca dostanie powiadomienie o oczekującej wiadomości.
- Odbiorca otrzyma Twoją wiadomość, a Ty uzyskasz dowód jej otrzymania (odbioru).
Ważne: wiadomość, po 14 dniach od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia na skrzynkę obywatela, firmy lub innego podmiotu niepublicznego, jest uznawana za skutecznie doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie odebrał przed upływem tego terminu (tak zwana fikcja doręczenia).
Warunki wysyłki
Szczegółowe warunki dotyczące wysyłki w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego znajdują się w Regulaminie PURDE i PUH.
Najważniejsze z nich:
- wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 15 adresatów nie może przekraczać 500 MB,
- wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 1000 adresatów nie może przekraczać 15 MB,
- dla każdego z odbiorców tworzona jest odrębna przesyłka z indywidualnym numerem,
- dopuszczalne formaty plików określa załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH,
- do każdej przesyłki wystawiane są odrębne dowody.
Dowody potwierdzające wiadomość
Operator wyznaczony wystawia dowody do wiadomości elektronicznej (również dla przesyłek usuniętych). Ma obowiązek przechowywać je przez 36 miesięcy. Jeżeli w ciągu trzech lat będziesz chciał otrzymać taką korespondencję z dowodami to możesz zwrócić się do operatora wyznaczonego i jest on zobowiązany udostępnić Ci taką korespondencję.
Do przesyłki wystawiane są dwa rodzaje dowodów:
- techniczne (w formacie XML) – dla zdarzeń:
- nadania,
- preawizacji,
- odbioru,
- dotyczących współpracy z innym dostawcą.
- biznesowe (w formacie XML i PDF) – dla zdarzeń:
- wysłania (nadania),
- otrzymania (odbioru).
Dowody możesz pobrać w skrzynce do e-Doręczeń (gdy otworzysz wiadomość) lub w panelu usług dodatkowych udostępnionych przez Pocztę Polska S.A. W tym panelu sprawdzisz też poprawność dowodów dotyczących wysyłki elektronicznej.
Ważne: dowody są integralną częścią wiadomości. Nie można ich z niej usunąć. Jeśli usuniesz wiadomość, to razem z nią zostaną usunięte dowody.
Źródło informacji:
e- Doręczenia – Jak przygotować wiadomość elektroniczną w e-Doręczeniach
Więcej informacji na stronie Gov.pl: e-Doręczenia – Najczęściej zadawane pytania
Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu Miejskiego w Głogówku za pomocą systemu rządowego platformy ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
Doręczanie dokumentów poprzez system elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP http://epuap.gov.pl/ wymaga założenia przez zainteresowanego bezpłatnego konta w platformie ePUAP.
Dokumenty elektroniczne można przesyłać w następującej formie:
- gotowego e-formularza,
- wniosku.
Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami nie może przekroczyć 500 MB (wykorzystując funkcjonalność dodawania dużych plików).
Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu Miasta Radzionków:
- Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu Miejskiego w Głogówku muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem cyfrowym lub profilem zaufanym w przypadku platformy ePUAP. Możliwość podpisania dokumentów za pomocą profilu zaufanego istnieje od 9 czerwca 2011 r. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości utworzenia i korzystania z profilu zaufanego zostały zamieszczone na stronie ePUAP: https://pz.gov.pl/pz/index
- W przypadku braku podpisu wnioskodawca zostanie wezwany w celu uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni.
- Akceptowane formaty załączników to:
- DOC, DOCX, RTF, ODT
- XLS, XLSX, ODS
- TXT
- GIF, TIF, JPG, PNG, SVG
- XML
- Dokumenty zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.
Urzędowe poświadczenie odbioru
Po złożeniu dokumentu elektronicznego poprzez:
- Skrzynkę podawczą zostanie automatycznie przesłane na adres nadawcy urzędowe poświadczenie odbioru zwane dalej "poświadczeniem przedłożenia". Poświadczenie takie będzie zawierać:
- pełną nazwę Urzędu,
- datę i godzinę doręczenia dokumentu elektronicznego,
- datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.
Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu Miejskiego w Głogówku za pomocą poczty elektronicznej
Zgodnie z § 9 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. – Ordynacja podatkowa. W przypadku gdy:
- w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,
- w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy - inny niż ogólny - przesyłki złożone poprzez pocztę elektroniczną uważa się za wniesione nieskutecznie.
Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do przesłania za pomocą poczty elektronicznej na adres skrzynki e-mail Urzędu: nie może przekraczać 5,5 MB.